POLÍTICA
DE VIAJES

La presente política tiene como objetivo definir los criterios generales para todos los gastos de viajes de negocios realizados por la Dirección y el equipo humano en nombre de la Empresa y regular los demás gastos en los que incurren como consecuencia de su actividad profesional en las mismas.

El objetivo es asegurar que todos los viajes de negocios se realicen en los mejores términos y condiciones disponibles en el mercado. Por lo tanto, cualquier miembro de la empresa que realice un viaje de negocios debe tomar medidas para garantizar lo siguiente:

  •  PLANIFICACIÓN

La mejor manera de minimizar costes y asegurarse los mejores precios de todos los viajes de negocios es organizarlos con suficiente antelación.

Por lo tanto, se debe hacer un esfuerzo por utilizar las opciones que ofrecen un ahorro de costes sin que la calidad del viaje se vea afectada. Por lo tanto, todas las reservas de viajes deben realizarse idealmente con al menos 15 días hábiles de anticipación si se viaja dentro del mismo continente, y con 30 días hábiles si el viaje es intercontinental.

  • APROBACIÓN

De acuerdo con el procedimiento actual, todas las solicitudes de reserva de viajes deben contar con la aprobación del CEO, pudiendo delegar la misma a quien designe.

  • AHORRO

Uno de los principales objetivos de esta normativa de gastos de viajes es aprovechar mejor las tarifas y condiciones del mercado. Para hacer esto, necesitamos establecer un conjunto de pautas en relación con los gastos que se detallan en el punto 3 de esta normativa.

 

1.  Gastos de Manutención

    • ALOJAMIENTO

El alojamiento, tanto para destinos nacionales como internacionales, se deberá dar preferencia a las tarifas que tenga la Empresa negociada con diferentes cadenas hoteleras. Si no fuera el caso, se estará a los límites marcados en la actual normativa.

El coste del alojamiento no podrá ser superior a la Tabla de límite de gastos.

Se priorizarán los hoteles con tarifas negociadas y el desayuno estará incluido.

    • DIETAS, DESAYUNOS, COMIDA Y CENA

Dietas propias

En caso de realizar el desayuno, la comida o cena, se hará de conformidad con los límites de importes de la Tabla de límite de gastos.

Comidas de trabajo con otros empleados o directivos

La Empresa reembolsará estos gastos de comidas o cenas de varios empleados o directivos cuando sea consecuencia de una reunión de trabajo o derivada de una circunstancia excepcional.

Para el abono y liquidación de este gasto será indispensable adjuntar a la liquidación de gastos el ticket o factura indicando en la hoja de liquidación de gastos el nombre y apellidos de los comensales y el motivo de la reunión.

2. Transporte

    •  BILLETES DE AVIÓN

Para vuelos nacionales, europeos y largo recorrido deberán realizarse en clase económica, a excepción de que la agencia de viajes tenga una oferta de tarifa corporativa donde la clase Business negociada sea más económica que la clase turista publicada.

Además del equipaje de mano que permita la aerolínea, se incluirá un equipaje en bodega de hasta 23 kg en caso de solicitud por parte del viajero.

Siempre que sea posible, el vuelo de ida y el de vuelta se reservarán en la misma aerolínea para aprovechar las ofertas especiales que ofrecen.

La compra de asientos estándar, así como asientos XL o asientos en salida de emergencia deberán ser previamente autorizados.

    • TREN

La tarifa de Clase Turista en AVE o Inicial Abierta en Iryo deberá ser la tarifa preferencial para todos los viajes.

Se debe tener en cuenta lo siguiente con respecto a todas las solicitudes de reserva: No está autorizada la compra de asiento.

    • VEHÍCULO

Alquiler de Vehículo

El uso de este tipo de vehículos estará justificado cuando no existan otros medios alternativos más económicos, o siempre que se deba realizar transportes especiales o trayectos mal comunicados.

El seguro a aplicar al alquiler será preferentemente el seguro sin franquicia.

Vehículo de Empresa

Si el Director contase con vehículo de la Empresa, la Empresa aceptará los gastos por peajes y parking ocasionados única y exclusivamente como consecuencia de la actividad profesional y de los desplazamientos por trabajo que así lo requieran.

Las solicitudes de viaje se realizarán mediante el agente de viajes designado, ésta deberá ser aprobada por el CEO, pudiendo delegar la misma a quien designe.

El método principal de pago será la tarjeta corporativa, esta es de uso exclusivo para gastos de viaje.

Los gastos en los que incurran los Directores como consecuencia del desempeño de su actividad profesional deberán ser justificados a través de una «nota de gastos», para ello se deberá adjuntar cada uno de los justificantes originales de los gastos incurridos para la verificación de los mismos.

El plazo para la justificación de gastos es el mismo establecido en la «Normativa general de gastos» vigente en la Empresa.

    • Es obligatorio cumplimentar y presentar la «nota de gastos» establecida por la Empresa para justificar los gastos que se originen como consecuencia de una actuación laboral.
    • Para poder llevar un control de gastos, el directo deberá realizará una hoja de gastos por viaje realizado.
  1. El Director deberá conocer, respetar y seguir esta política. Antes de realizar algún gasto deberá consultar y asegurarse que se trata de un gasto reembolsable como gasto de viaje.
  2. El Departamento de Tesorería, y en concreto el verificador de gastos designado en dicho departamento, será el responsable de la gestión y tramitación de las notas de gastos de la Empresa.
  3. La Dirección de Recursos Humanos, se encargarán de interpretar la presente política especialmente en lo referente a los temas laborales de la misma.
  4. En el pago de dietas (desayuno, comida o cena) no podrá realizarse mediante ningún concepto con la tarjeta que posea el trabajador, si aplica, del sistema de retribución flexible.

6. TABLA DE LÍMITE DE GASTOS

CIUDAD /DESTINO BILLETES DE AVIÓN ALOJAMIENTO POR NOCHE ALIMENTACIÓN POR DIA
DESTINO 1
A definir
A definir
A definir
DESTINO 2
A definir
A definir
A definir
DESTINO 3
A definir
A definir
A definir
DESTINO 4
A definir
A definir
A definir

*El límite de gasto puede estar sujeto a cambio en fechas o destinos particulares, en tal caso solicitar aprobación.

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